Новая система организации дел для «нелинейных мыслителей»

Если мы попытаемся держать все в голове, мы обречены постоянно возвращаться к вещам, которые, по нашему мнению, мы должны помнить. Это повышает когнитивную нагрузку и заставляет нас паниковать.Тогда нам на помощь приходят организационные системы. К сожалению, большинство таких систем разработаны линейными мыслителями. Это люди, которые начинают день, записывая все задания в аккуратный ежедневник, регулярно обновляют списки дел и поддерживают образцовый порядок на столах и в шкафах. Но не все привыкли работать именно так. Есть организованные люди, которые мыслят нелинейно. Их идеи развиваются в десятках различных направлений одновременно. Открыв ноутбук, чтобы начать работать над презентацией, они вспоминают, что им нужно купить корм для рыбок. Множество новых идей возникает у них на ходу. Таким людям необходима организационная система, которая позволит им использовать свою способность устанавливать связи между понятиями, а не пытаться втиснуть их в линейную форму.

Если вы относитесь к «нелинейным мыслителям», есть система, которая будет работать на вас.

Она основывается на трех простых принципах:

• вознаграждение достижений;
• планирование;
• снижение когнитивной нагрузки и тревожности.

Вам потребуются два инструмента:

— ежедневник (любой блокнот, который вы сможете носить с собой);
— календарь.

Вы можете использовать компьютер или ноутбук, но есть ряд преимуществ в том, чтобы вести именно бумажный ежедневник. Это позволит вам замедлить темп, кроме того, записывание от руки активизирует больше областей мозга, чем работа на клавиатуре.

Шаг 1. Журнал событий

Цель системы похожа на остальные: записывайте все, что вам необходимо сделать, чтобы не забыть об этом.

Нам часто предлагают фиксировать все дела, которые нужно сделать. Иногда это очень подавляет. Этот список никогда не заканчивается, и вы не сможете в один прекрасный день переделать все дела.

Начните с приятных вещей: вознаграждение!

Откройте ежедневник. Запишите дату на верхнем поле страницы. Затем начните записывать все, что вы сделали сегодня.

Не ограничивайте себя. Не останавливайтесь подробно на всех задачах, которые вы должны или вы хотели бы сделать. Записывайте приятные и веселые моменты.

Если вы почувствовали себя счастливой, когда надели новое платье сегодня утром, запишите это. Если это напомнит вам о том, что вы отвезли дочь в школу и она сказала вам, что любит вас, запишите это.

Цель этих записей — разгрузка сознания. Изложите на бумаге все то, к чему вы сможете вернуться впоследствии.

Большинство упомянутых вами событий не имеют никакого значения ни для кого, кроме вас.

Начните составлять список дел. Пока вы записывали свои впечатления и переживания, вам в голову пришло много других вещей. Вы записали, что вам нужно купить корм для рыбок, а это напомнило вам, что в доме почти закончилась еда и нужно зайти в магазин.

Прекрасно! Это именно то, чем полезно ведение списка дел — напомнить вам, что многие задачи связаны между собой. На левой стороне страницы (на правой будет регистрация событий дня) запишите дела, про которые вы вспомнили.

Возьмите календарь. Вспомните о делах, которые нужно выполнить в конкретное время. Например, в понедельник у вас назначена важная встреча или вам нужно сдать отчет в пятницу.

Держите календарь под рукой, пока ведете записи. События, привязанные к конкретным датам, отмечайте в календаре.

Еще один тип задач, который приходит на ум, когда вы ведете записи, — это куча мелочей, которые займут у вас не более двух минут каждая.

Правило простое: если у вас есть задача, которая займет менее двух минут, сделайте ее, как только вспомнили о ней. Почему? Потому что вы потратите больше времени на то, чтобы записать и помнить о ней. Она будет висеть у вас в голове, порождая излишнюю тревогу.

Если записывая, что вы прочитали лекцию, вы вспомните, что нужно назначить встречу со студентами, отправьте приглашение прямо сейчас. Не включайте эту задачу в список дел, чтобы не возвращаться к ней снова и снова.

Записывайте идеи. Ведение журнала напомнит вам об идеях, которые у вас возникли, и поможет осознать связи, которые вы не замечали раньше. Записываете все идеи в ежедневник, на чистых страницах, чтобы обдумать их позже.

Подведем итог: что же вы успели сделать?

• Вы составили список основных моментов вашего дня;
• Вы создали лист задач, которые нужно сделать в будущем;
• Вы отметили конкретные события в календаре;
• Вы избавились от кучи мелких вопросов;
• Вы записали одну или две хорошие идеи.

Все это заняло у вас не более 15 минут. (Вы потратили бы гораздо больше, включив компьютер, открыв электронную почту или интернет. Это еще одна причина, почему лучше записывать от руки, чем использовать клавиатуру и календарь, особенно для мелких задач — это дисциплинирует и экономит время).

Шаг 2. Обзор событий

Составлять список дел необходимо, но недостаточно, чтобы стать организованным.

Проведите ревизию нескольких дней из вашего ежедневника. Порадуйтесь еще раз, что ваш сын получил четверку за контрольную, а вы наконец-то сдали отчет, над которым долго работали. Посмотрите на оставшиеся дела: есть ли что-нибудь в этом списке, что следует добавить к сегодняшним задачам?

Потратьте несколько секунд на то, чтобы выделить важные события. Отметьте вдохновляющий проект, который вы хотите развивать.

Будьте реалистами. Необязательно завершить все намеченные дела из списка. Ваша цель — держаться на плаву— а не завоевать олимпийское золото.

Формат ежедневника.

Хотя вы можете построить эффективную систему на обрывках бумаги, лучше использовать ежедневник, который можно носить с собой и оглядываться на прожитый день.

Смысл использования ежедневника в собранности и организованности, а не в том, чтобы проводить жизнь за составлением красивых списков или получить награду за графический дизайн. Если ваш ежедневник продуман до мелочей и выглядит потрясающе — это, скорее, хобби, а не рабочий инструмент.

Лучше вести записи на правой стороне страниц, а список дел на левой — так вы сможете видеть оба списка одновременно, не переворачивая страницы.

Пишите от руки. Как уже говорилось ранее, есть преимущества рукописного ежедневника над электронным. Клавиатура подталкивает к линейному мышлению. А хорошая организационная система позволяет управлять потоком ваших мыслей.

Используйте ежедневник, чтобы не упускать из виду детали, а не только фиксировать события и списки дел. Записывайте все, к чему хотите вернуться позже: заметки для презентации, которую вы готовите, или планы на следующую неделю.

Этот материал необязательно собирать в одном, конкретном разделе — используйте любую свободную страницу, чтобы записать возникшую идею. Для поиска необходимой информации используйте символы и индексы. Они позволят вам избежать линейного мышления, не потратив много времени на поиски.

На всех страницах с записями рисуйте в правом верхнем углу маленький треугольник. Когда вы будете просматривать ежедневник, все темные уголки немедленно бросятся в глаза.

Вы можете использовать различные символы. Например, рисовать маленькие квадратики на страницах, связанных с работой, или отмечать цветом нижние уголки страниц с новыми идеями. Символы должны выделяться, чтобы вы тратили меньше времени на поиск, когда будете листать ежедневник. Не используйте слишком много разных символов.

Разработка индекса (оглавления) намного проще, чем кажется. Оставьте первые несколько страниц ежедневника пустыми. Пронумеруйте все страницы в нем.

Когда вы записываете что-то важное, к чему вы захотите вернуться позднее, откройте страницу оглавления. Запишите номер страницы и материал, который нужно помнить. Когда вам понадобится вернуться к этой информации, достаточно пробежать глазами список на странице оглавления, а не пролистывать ежедневник целиком.

Если у вас нелинейное мышление, попробуйте использовать эту систему. Она потребует не более 15 минут в день и окажется весьма полезной.

Оригинал в группе «Мой психолог в Омске» Вконтакте.