Как создать архив в компании

Многие молодые предприниматели думают, что им не нужен архив: крошечная компания, несколько сотрудников, мол, зачем так все усложнять? Однако архив нужен каждой, абсолютно каждой компании. И чем раньше руководитель поймет это, тем проще будет в дальнейшем создавать архив. В идеале нужно заниматься этим с первого дня существования компании. Поговорим о том, как организовать архив.

Этапы создания архива

В организации любого архива можно выделить следующие этапы:

• подготовительный – когда вы разбираетесь, что именно нужно хранить, знакомитесь с законодательством и т.д.;
• работа с документами;
• работа с каталогом;
• работа с помещением;
• поддержание архива.

Подготовка

В случае, если вы обращаетесь за услугой создания архива к профессионалам, эту стадию вы можете пропустить. Но если вы намерены создавать его своими руками, то придется основательно и подробно остановиться на ней.

Для начала можно ознакомиться с тем, что собой представляет архивная обработка документов, чтобы понять, что вас ждет. Сделать это можно на сайте данной компании.

Важно изучить законодательство, требования к созданию архивов, правила подготовки бумаг, а также то, какие именно из них подлежат обязательному хранению.

Работа с документами

После того, как вы поняли, что именно предстоит делать, можно приступать к непосредственной работе. Если бумаг скопилось не так много, все будет достаточно просто: нужно выбрать то, что подлежит хранению и систематизировать, а то, что не нужно беречь, придется уничтожить.

Но если работу ваша компания ведет давно, а архивом никто не занимался, то будет немного сложнее: что-то придется восстанавливать, так как бумаги имеют свойство теряться в хаосе, что-то – пытаться найти, а сил будет потрачено очень много. Мы рекомендуем в случае серьезных проблем с объемом все же обращаться к профессионалам.

Работа с каталогом

Параллельно с созданием архива очень важно делать каталог. В противном случае вы просто не сможете ориентироваться в хранилище и вся работа будет проведена зря. Каталог должен существовать как в электронном, так и в бумажном виде.

Работа с помещением

Не менее важный вопрос – помещение, где ваш новенький архив будет храниться. Самый комфортный и рациональный вариант – внеофисное хранение. Это профессиональные, специально оборудованные хранилища, которые с одной стороны освобождают место в вашем офисе, а с другой – обеспечивают бумагам идеальные условия.

Если же вы не хотите передавать никому свои документы, придется заняться оборудованием помещения. Оно должно быть прохладным, достаточно (но не слишком) сухим, темным, надежно защищенным от огня, взлома и протечек. Это не может быть подвальное помещение или чердак, комната со сложными коммуникациями и другие подобные залы. Важно обставить его надежной, металлической мебелью, следить за тем, чтобы в нем не заводились насекомые и грызуны, не появлялась плесень и т.д.

Поддержание архива

В случае, если вы выбрали внеофисное хранение, этот пункт будет соблюдаться автоматически. Но если вы предпочли собственный архив, то его поддержание – едва ли не самый важный этап!

Под поддержанием в данном случае понимается как сохранение порядка, так и своевременное пополнение вновь поступающими бумагами. И не забывайте про пополнение каталога!

На правах рекламы