Онлайн-кассы для интернет-магазинов: кому они нужны и как выбрать

Интернет-магазин, как и любая компания, занимающаяся торговлей или оказанием услуг, согласно закону 54-ФЗ, должны использовать контрольно-кассовую технику (ККТ) с возможностью передачи чеков в ФНС, то есть онлайн-кассы https://puls-kkm.ru/catalog/onlayn_kassy/dlya_internet_magazinov/. Процесс перехода от обычных касс к онлайн начался в 2017 году и завершился летом 2021-ого. 

Основные изменения в законодательстве о применении ККТ в 2023 году: 

— до конца 2023 года продлено ограничение на внеплановые проверки по поводу соблюдения законодательства о применении ККТ, в том числе полноты учета выручки. Но тем не менее, налоговики могут проводить профилактические мероприятия. 
— интернет-магазины, занимающиеся продажей маркированных товаров, а также компании и ИП, доставляющие маркированный товар, должны указывать в чеках код маркировки. 

Кроме того, в настоящее время рассматриваются поправки в Налоговый кодекс и закон о применении ККТ, предполагающие блокировку интернет-ресурсов, не передающих в ФНС сведений об их деятельности. 

В некоторых случаях интернет-магазины освобождены от использования ККТ: 

— при применении НПД, то есть самозанятые, но при этом продающие продукцию только собственного изготовления. Чеки в этом случае оформляются в приложении «Мой налог»;
— при работе с юр. лицами, которые рассчитываются посредством платежных поручений;
— при приёме платежей через посредников — платежных агентов.

Остальным интернет-магазинам онлайн-кассы нужны. При отказе от использования ККТ ИП или руководителю грозит штраф не менее 10 тысяч рублей, организации — не менее 30 тысяч рублей.

Как внедрить онлайн-кассу в работу интернет-магазина: 

1. приобрести кассовый аппарат, соответствующий законодательству. Список разрешенного оборудования можно найти на сайте налоговой. При использовании других типов устройств, придется заплатить штраф. 
2. зарегистрировать оборудование в ФНС;
3. заключить договор с оператором фискальных данных — ОФД. 

Как выбрать ККТ для интернет-магазина

Выбор онлайн-кассы, а также их количество, зависит от того, каким образом продавец принимает оплату у покупателя: 

— на сайте интернет-магазина. В этом случае подойдёт облачная касса, представляющая собой программное обеспечение, которое собирает данные о расчётах в облако. Преимущество её в том, что она работает круглосуточно. Касса принимает платеж и отправляет покупателю чек автоматически. Но для цифровой кассы также нужен фискальный накопитель, в котором сохраняются чеки. 
— курьеру при доставке заказа. Собственному курьеру подойдёт мобильная онлайн-касса. Покупатель чек получает сразу же после оплаты. Также сотрудника можно подключить к обычной кассе, размещённой в офисе, с помощью приложения в смартфоне. Курьеров сторонних организаций аппаратами обеспечивает их работодатель. 
— в пункте выдачи товара устанавливается стационарная онлайн-касса. 

На случай, если интернет-магазин предлагает несколько вариантов расчетов, возможно совмещение разных видов касс:

— Подключение стационарной кассы к платежной форме. Поставщики кассовых решений предлагают такой вариант для тех магазинов, которые выдают и бумажные, и электронные чеки. Обычно в этом случае выбирают системы на базе фискального регистратора или смарт-терминалы. Но такое решение не справится с большим наплывом покупателей;
— Совмещение цифровой кассы, которая может работать с большим количество транзакций, с обычным оборудованием, предназначенным для пунктов выдачи заказов или курьеров. 

Облачную кассу можно купить, а можно и арендовать. В стоимость аренды, как правило, включаются услуги по регистрации и настройке, договор с ОФД, а также техническое обслуживание оборудования. Но фискальный накопитель при этом не входит в комплект. За функционирование цифровой кассы — обновление прошивки и сервисное обслуживание — отвечает провайдер. В личном кабинете кассы можно отслеживать и анализировать продажи, формировать и корректировать чеки.