Преимущества оформления топливной карты для организации

Контроль расходов

Эффективный контроль расхода ГСМ является приоритетной задачей для любой логистической или транспортной организации, стремящейся к оптимизации бюджета. Поскольку топливо представляет собой значительный материальный актив, его строгий аудит так же важен, как и управление денежными потоками предприятия. Грамотный учет горючего позволяет минимизировать издержки и повысить общую рентабельность бизнеса.

Современные компании часто стоят перед выбором метода мониторинга затрат. Установка специализированного программного обеспечения для управления автопарком нередко требует внушительных финансовых вложений и длительной настройки. В качестве более доступной и оперативной альтернативы выступает использование топливных карт, которые позволяют автоматизировать процесс отчетности без лишних затрат.

При переходе на безналичный расчет все данные о транзакциях моментально аккумулируются в личном кабинете руководителя. Эта цифровая система обеспечивает прозрачность каждой операции, позволяя в режиме реального времени изучать аналитику за произвольные периоды. Дистанционное управление лимитами и возможность мгновенной блокировки карт дают бухгалтерии и менеджменту надежный инструмент для предотвращения перерасхода и нецелевого использования ресурсов.

Предотвращение махинаций

Примерно 10% всех трат на ГСМ связаны с кражами и махинациями. Чтобы их предотвратить, можно увеличить штат службы безопасности, поставить камеры на каждой машине, начать пломбировать баки. Но гораздо дешевле будет оформить топливные карты для сотрудников.

Используя безналичный расчет, контролировать действия водителей не составит труда. В личный кабинет приходит подробная информация о каждом движении средств, находящихся на счету. Руководитель может видеть объем купленного топлива, место и время заправки, тип горючего и многое другое. Если действия водителя будут выглядеть подозрительно, можно мгновенно заблокировать карту и провести служебное расследование.

Упрощение документооборота

Обычно оформление отчетности, связанной с использованием бензина и дизеля, занимает в организациях много времени. Не в последнюю очередь — из-за наличного расчета. При таком способе оплаты бухгалтерам приходится ежемесячно обрабатывать несколько сотен чеков, предоставленных водителями. Получение закрывающих документов при использовании наличных нередко вызывает сложности, поскольку сети АЗС выдают накладные с нежеланием.

Перейдя на безнал, организация существенно упрощает документооборот. Во-первых, бухгалтерам больше не приходится думать о том, как получить накладные и счета-фактуры. Эти документы будут предоставлены процессинговой компанией автоматически. Во-вторых, необходимость в проверке чеков отпадает — информация поступает в электронном виде.

Экономия средств

Это преимущество является одним из основных. Именно благодаря нему многие руководители начинают интересоваться, как оформить топливную карту для юридических лиц. В среднем переход на безнал позволяет сократить расходы на ГСМ на 30%.

20% экономии приходится на компенсацию НДС. Это налог, уплачиваемый организациями и физическими лицами при покупке любого вида топлива. Чтобы получить вычет, достаточно передать в налоговую декларацию и пакет документов, подтверждающий приобретение горючего для целей бизнеса. Его можно собрать и самостоятельно, но при использовании топливных карт необходимые бумаги будут предоставлены в готовом виде.

Дополнительные 10% экономятся за счет предотвращения краж и махинаций с горючим. Водители, использующие топливные карты, имеют в своих руках гораздо меньший набор инструментов для хищений по сравнению с коллегами, расплачивающимися с помощью наличных.

Защита денег от посягательств

Наличные средства легко могут украсть, и злоумышленника будет крайне трудно найти. При использовании топливных карт ситуация меняется. Снять деньги со счета невозможно, а для оплаты горючего и других товаров на АЗС необходимо знать ПИН-код, который известен лишь руководителю и водителю.

Гарантия качества топлива

Некачественное топливо часто становится причиной серьезных убытков организации. Чтобы бороться с этой проблемой, компании запрещают своим водителям заправляться на непроверенных АЗС. Но подобные предписания крайне часто нарушаются. Водители заправляют некачественное топливо с большой скидкой, а затем покупают чеки на «разрешенных» АЗС.

Устранить проблему позволяют топливные карты. Они работают только на тех заправках, которые строго следят за соблюдением стандартов качества. Благодаря этому у сотрудников не будет физической возможности заправляться топливом на мелких внесетевых АЗС, торгующих некачественным горючим.