Как создать архив в компании

Архив нужен каждой, абсолютно каждой компании. И чем раньше руководитель поймет это, тем проще будет в дальнейшем создавать архив.

30509 октября 2019
Как создать архив в компании

Многие молодые предприниматели думают, что им не нужен архив: крошечная компания, несколько сотрудников, мол, зачем так все усложнять? Однако архив нужен каждой, абсолютно каждой компании. И чем раньше руководитель поймет это, тем проще будет в дальнейшем создавать архив. В идеале нужно заниматься этим с первого дня существования компании. Поговорим о том, как организовать архив.

Этапы создания архива

В организации любого архива можно выделить следующие этапы:

  • подготовительный – когда вы разбираетесь, что именно нужно хранить, знакомитесь с законодательством и т.д.;
  • работа с документами;
  • работа с каталогом;
  • работа с помещением;
  • поддержание архива.

Подготовка

В случае, если вы обращаетесь за услугой создания архива к профессионалам, эту стадию вы можете пропустить. Но если вы намерены создавать его своими руками, то придется основательно и подробно остановиться на ней.

Для начала можно ознакомиться с тем, что собой представляет архивная обработка документов, чтобы понять, что вас ждет. Сделать это можно на сайте данной компании.

Важно изучить законодательство, требования к созданию архивов, правила подготовки бумаг, а также то, какие именно из них подлежат обязательному хранению.

Работа с документами

После того, как вы поняли, что именно предстоит делать, можно приступать к непосредственной работе. Если бумаг скопилось не так много, все будет достаточно просто: нужно выбрать то, что подлежит хранению и систематизировать, а то, что не нужно беречь, придется уничтожить.

Но если работу ваша компания ведет давно, а архивом никто не занимался, то будет немного сложнее: что-то придется восстанавливать, так как бумаги имеют свойство теряться в хаосе, что-то – пытаться найти, а сил будет потрачено очень много. Мы рекомендуем в случае серьезных проблем с объемом все же обращаться к профессионалам.

Работа с каталогом

Параллельно с созданием архива очень важно делать каталог. В противном случае вы просто не сможете ориентироваться в хранилище и вся работа будет проведена зря. Каталог должен существовать как в электронном, так и в бумажном виде.

Работа с помещением

Не менее важный вопрос – помещение, где ваш новенький архив будет храниться. Самый комфортный и рациональный вариант – внеофисное хранение. Это профессиональные, специально оборудованные хранилища, которые с одной стороны освобождают место в вашем офисе, а с другой – обеспечивают бумагам идеальные условия.

Если же вы не хотите передавать никому свои документы, придется заняться оборудованием помещения. Оно должно быть прохладным, достаточно (но не слишком) сухим, темным, надежно защищенным от огня, взлома и протечек. Это не может быть подвальное помещение или чердак, комната со сложными коммуникациями и другие подобные залы. Важно обставить его надежной, металлической мебелью, следить за тем, чтобы в нем не заводились насекомые и грызуны, не появлялась плесень и т.д.

Поддержание архива

В случае, если вы выбрали внеофисное хранение, этот пункт будет соблюдаться автоматически. Но если вы предпочли собственный архив, то его поддержание – едва ли не самый важный этап!

Под поддержанием в данном случае понимается как сохранение порядка, так и своевременное пополнение вновь поступающими бумагами. И не забывайте про пополнение каталога!

На правах рекламы


Яндекс.Директ ВОмске




Комментарии

Ваше мнение

18.06.2020

Как вы относитесь к идее сократить новогодние каникулы-2021 из-за эпидемии коронавируса?

Уже проголосовало 334 человека

12.06.2020

Как вы оцениваете проект генплана Омска?

Уже проголосовало 157 человек



















Другие новости


Яндекс.Директ ВОмске

Эксклюзив

Что будем отмечать, кого поздравлять? Праздники и круглые даты. Россия. Омск. Июль 2020

Когда чёртов вирус, в ус не дуя, шагает по планете, когда весь мир живёт и чихает согласно Роспотребнадзору, мы объявляем: в жизни всегда есть место празднику!

920130 июня 2020

Как в Омске пока не умерли 5 детей

Необратимая реакция: пока чиновники минздрава судятся с родителями, те смотрят, как их дети ежесекундно теряют свои обычные навыки – и потом умирают.

10545506 июня 2020

Стиль жизни

А вы умеете заниматься сексом?

Секс

А вы умеете заниматься сексом?

Сложно представить, как кто-то признается – «нет, не умею». Вроде все просто – но можно ли перейти из «ПТУ» в «вуз», спросили как-то сексолога Сергея Тимофеева.

206123 июня 2020
Как омский Гагарин сражался за жизнь в космосе инфекционки

Здоровье

Как омский Гагарин сражался за жизнь в космосе инфекционки

Пневмония, три недели в коме, ИВЛ, инопланетные жуки и минус 20 килограммов: история первого омского тяжелого пациента с коронавирусом, которого выписали из больницы.

8549106 мая 2020
Мыслящие здраво. Сергей Костарев

Здоровье

Мыслящие здраво. Сергей Костарев

Почему 8 марта 1984 года аспирант Сережа Костарев решил полностью отказаться от алкоголя? Какое блюдо Сергей Владимирович уже больше тридцати лет каждый день ест на завтрак? Ответы самого известного омского эколога на эти и другие вопросы читайте в интервью «ВОмске».

8303215 апреля 2020
Известный омский актер и режиссер Александр Гончарук устроился работать курьером

Еда

Известный омский актер и режиссер Александр Гончарук устроился работать курьером

Заслуженный артист России развозит еду по омским квартирам, чтобы показать пример студентам и не чувствовать себя жертвой режима изоляции.

1265111 апреля 2020

Подписаться на рассылку

Яндекс.Директ ВОмске




Наверх