Система электронного документооборота для предприятий

Сегодня в организациях любого уровня, будь то государственные учреждения, коммерческие компании или промышленные предприятия, внедряются системы электронного документооборота (коротко – СЭД).

Системы электронного документооборота – важный инструмент в работе организации, где существует насыщенный оборот бумаг, пусть даже и электронных. СЭД обеспечивают непрерывный процесс создания и распространения электронных документов, управления ими. При этом под документами понимаются сотни их разновидностей: входящая и исходящая, внутренняя корреспонденция, договоры, нормативные акты, проектная, сметная документация и многое другое. СЭД позволяет оперативно наладить внешнее взаимодействие с контрагентами, партнерами, госструктурами и клиентами, эффективно обрабатывать обращения граждан, автоматизировать работу сервисной службы и пр. Эта система, без преувеличения, облегчает работу всех структур организации.

Прежде чем проводить установку СЭД, резонно убедиться в том, что бизнес уже готов к такой автоматизации.

Нужна ли компании СЭД?

Для внедрения современной системы нужно определиться, насколько развит на конкретном предприятии документооборот, если ли необходимость в установке программного обеспечения. Если речь идет о небольшой компании, где работа проходит посредством устной коммуникации или внутренних чаты, говорить о внедрении электронных технологий рано.

Если в организации действует в неких масштабах документооборот, неважно электронный или бумажный, и назрела потребность в автоматизации, то есть смысл обсудить введение СЭД.

Зачем внедрять СЭД?

— ускорить процесс оборота документов,

— упростить поиск, исключить потери важных бумаг,

— сделать более быстрым процесс подготовки и согласования документов для контрагентов.

Кстати, начать внедрение СЭД можно с отдельных бизнес-процессов, а впоследствии их масштабировать. Добавим, что существует несколько типов систем электронного документооборота: электронный архив, Workflow, на базе Low-code платформы и классические СЭД.

Критерии выбора СЭД

Что нужно учитывать, выбирая систему для работы, каковы критерии выбора СЭД:

— Набор возможностей. Система может только хранить или искать в общем массиве документы, а может охватывать все процессы работы с документами. Система может быть также оснащена дополнительным опциями, например, возможностью выстраивать маршруты для документов, проводить аналитику.

— «Мощность»: этот параметр отражает, на какое количество одновременно обрабатываемых документов и работающих с системой сотрудников она рассчитана.

— Техническая поддержка от разработчиков, а также возможность вносить изменения в СЭД в случае необходимости.

— Наличие демо-версии. Многие разработчики предлагают вначале приобрести весь продукт, но по факту компания покупает, образно говоря, «кота в мешке». Если вы хотите опробовать версию системы, рекомендуем обратиться к опытному поставщику Comindware.